In einem Unternehmen wie in der AMAG ist es oft schwer alle Mitarbeitenden zu erreichen, weil nicht alle einen festen Arbeitsplatz mit einem Laptop haben. Bei der AMAG arbeiten ca. 45% der Mitarbeitenden ohne eigenen PC, sei es in der Werkstatt, im Lager oder in der Waschanlage. Um auch diese Mitarbeitenden an den diversen Standorten mehr ins Betriebsgeschehen miteinzubeziehen und sie leichter mit Neuigkeiten zum Unternehmen zu versorgen, brauchte die AMAG eine Collaboration Lösung. MS Teams bietet die optimale Lösung mit der mobilen App-Funktion, welche auf jedes Smartphone runtergeladen werden kann und viele weitere Vorteile mit sich bringt.
Natürlich kann eine App wie MS Teams nicht einfach von heute auf morgen in einem Grossunternehmen eingeführt werden. Die AMAG hat dazu 160 Personen für den Rollout von MS Teams ausgebildet, sogenannte Digital Champions. Ziel dieser Community war es, an jedem der über 120 AMAG Standorte Expertinnen und Experten vor Ort zu haben, die ihr Wissen an die anderen Mitarbeitenden weitergeben können.
Wie MS Teams in den Garagenbetrieben auch im Tagesgeschäft eingesetzt wird und welche Veränderungen dadurch zu sehen sind, hat uns Michael Heid, Werkstattleiter bei der AMAG Basel, geschildert.
Michael, wann habt ihr MS Teams bei euch eingeführt?
Bei uns in der AMAG Basel fand ein Pilot zum phasenweisen Rollout der MS Teams Vollversion statt, deshalb nutzen die Mitarbeitenden MS Teams und die dazugehörige App schon seit Herbst 2019.
Wofür nutzt ihr MS Teams?
Wir nutzen es vor allem als Informations- und Kommunikationssystem für die Zusammenarbeit. Die Mitarbeitenden aus der Werkstatt geben Informationen zu Fahrzeugen, die sich im Service befinden, über die MS Teams App auf ihrem Smartphone weiter an den Kundendienst-Bereich. Ebenso werden Offerten und Teilebestellungen bei Zusatzarbeiten direkt über MS Teams erledigt. Dabei findet die Kommunikation zwischen mehreren Abteilungen (Kundendienst, Werkstatt und Teilelager) statt. So können Mängel an Kundenfahrzeugen schneller gemeldet und auch gleich mit Fotos dokumentiert werden. Auch die Planung des Bring- und Holdiensts, bei dem die Kundenfahrzeuge zur richtigen Zeit bereitgestellt werden müssen, kann direkt über die integrierte Planner App erledigt werden. Zudem vereinfachen wir die Teilebestellungen bei der Auftragsvorbereitung enorm mit MS Teams.
Welche Vorteile hat die Verwendung der MS Teams App?
Der interne Informationsaustausch mit den Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz konnte über die App wesentlich verbessert werden, ihnen stehen Informationen viel schneller zur Verfügung und sie sind motivierter, da sie mehr ins Betriebsgeschehen mit einbezogen werden. Zudem ist ein Vorteil, dass das Leitungsteam dank der «Daumen nach oben»-Funktion sehen kann, ob die Mitarbeitenden die Info gelesen haben. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist der Rückgang der Anzahl Telefonanrufe innerhalb des Betriebes. Dadurch können sich Mitarbeitende mehr auf ihre Arbeit konzentrieren und werden bei der Betreuung von Kunden und der Arbeit am Fahrzeug nicht mehr so oft gestört.
Bei der AMAG Basel werden viele Prozesse im After-Sales über MS Teams abgewickelt.
Wie habt ihr skeptische Mitarbeitende von der Nutzung überzeugt?
Selbst anfänglich kritisch eingestellte Mitarbeitende konnten wir mittlerweile überzeugen, da sie festgestellt haben, wie viel einfacher die Abläufe mit MS Teams sind und dass ihnen damit viel mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben an den Fahrzeugen bleibt.
Und wie geht es bei euch weiter?
Wir werden weiterhin mit MS Teams arbeiten und laufend prüfen, welche Prozesse wir zusätzlich darüber abwickeln können. Ich hoffe, dass unser Beispiel auch andere Betriebe dazu motiviert, MS Teams in den Arbeitsalltag zu integrieren.
Auch die AMAG Buchrain arbeitet mit MS Teams. Darüber, wie die 120 Mitarbeitenden im Betrieb MS Teams nutzen und welche Vorteile dies bringt, hat uns Geschäftsführer Guiseppe Ferrandino erzählt.
Giuseppe, seit wann verwendet ihr MS Teams und die App bei der AMAG Buchrain?
Seit ca. Mai 2020 verwenden wir MS Teams aktiv. Wie bei der AMAG Basel sind wir Teil eines Pilotprojekts, um MS Teams für die tägliche Arbeit in der Garage zu nutzen und die Werkstätten digitaler zu machen. Das Thema Digitalisierung liegt mir sehr am Herzen, da wir als sehr junger Betrieb, wir wurden vor ca. zwei Jahren an einem neuen Standort und aus drei Betrieben vereint, noch sehr viele ineffiziente Prozesse haben. Mit MS Teams konnten wir bereits einige davon effizienter gestalten. Unser Ziel ist es, MS Teams als Erleichterung in den Arbeitsalltag unserer Mitarbeitenden zu integrieren.
Wie verwendet ihr MS Teams im Betrieb?
Unsere über 60 Mitarbeitenden, die ohne eigenen PC-Arbeitsplatz arbeiten, wie Mechaniker oder Diagnostiker, haben wir anfangs 2021 mit Smartphones ausgestattet. Die Mobiltelefone mit WIFI-Zugang – Nokia 5.1-Geräte welche wir im Pilotversuch kostengünstig organisieren konnten – laufen über das AMAG WLAN und verfügen über keine SIM-Karte. Sie können deshalb ausserhalb der Garage nicht genutzt werden. Wo jedoch sinnvoll und notwendig haben die Handys auch eine aktive SIM-Karte. Auf diesen Geräten sind die MS Teams App und alle relevanten Office Anwendungen installiert, über die die Mitarbeitenden auf alle relevanten Kanäle und Dateien zugreifen können. Einige Mitarbeitende entschieden sich auch für die Nutzung des eigenen Smartphones unter Berücksichtigung der AMAG Sicherheitsstandards.
Zuerst starteten wir damit, dass wir alle internen Anrufe möglichst nur noch über MS Teams abwickelten. Der Vorteil davon ist, dass man direkt den Status der gesuchten Person kennt, da MS Teams mit dem Outlook-Kalender verknüpft ist. Früher ging viel Zeit für vergebliche Anrufe verloren, weil die gesuchte Person beschäftigt war. Das passiert uns mit MS Teams nicht mehr, da wir nur anrufen, wenn wir sehen, dass der Kollege oder die Kollegin auch frei ist.
Welche weiteren Prozesse laufen mittlerweile über MS Teams?
Die Mitarbeitenden der AMAG Buchrain nutzen MS Teams wie in Basel für Ersatzteile-Bestellungen. Früher musste ein Mechaniker zum Ersatzteileschalter laufen, um eine Bestellung aufzugeben. In einem grossen Betrieb wie Buchrain waren das schon einige Laufmeter am Tag und damit auch kostbare Zeit. Heute kann der Mechaniker direkt über MS Teams die Teilebestellung durchgeben, auch mittels Fotos, Videos oder Sprachnachrichten. Der Mitarbeitende im Teiledienst bestätigt mit einem Like, dass er die Nachricht gelesen hat und die Bestellung abwickeln wird. Wir arbeiten nun also viel effizienter und können die Bestellungen besser nachverfolgen. Diese Prozessanpassung bewirkt im Teiledienst zusätzlich eine Reduktion an Wartezeit und der Frequenz der Mitarbeitenden am Werkstattschalter.
Zudem laufen Fahrzeugaufbereitungsaufträge bei uns nun auch über MS Teams. Der Verkäufer gibt dem Serviceberater nun einfach direkt über MS Teams den Auftrag mit allen notwendigen Zeitangaben, das verkaufte Auto für den Kunden zu reinigen und aufzubereiten.
Auch allgemeine Informationen aus dem Betrieb, wie Kennzahlen, Betriebsmitteilungen, Umfragen, Vorgaben oder die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung, posten wir im MS Teams an alle Mitarbeitenden. Die Mitarbeitenden sind seit der Einführung von MS Teams besser und schneller informiert und durch diese transparente Integration auch involvierter. Sie fühlen sich auch mehr wertgeschätzt und dem Unternehmen näher. Die Leserate unserer News steigt kontinuierlich, seit wir die Smartphones im Einsatz haben.
Wie haben die Mitarbeitenden auf die Einführung reagiert?
Die meisten waren positiv eingestellt und haben sich gefreut, dass sie endlich ein Tool an die Hand bekommen, das ihnen gewisse Prozesse vereinfacht. Die wenigen, die kritisch waren, konnten wir mittlerweile auch von den Vorteilen überzeugen. Es war zentral, dass wir die Kolleginnen und Kollegen eng bei der Einführung begleitet haben und dies weiterhin tun. Nicht alle sind digital affin und können direkt mit einer solchen App umgehen. Zum Glück habe ich eine sehr motivierte Lernende bei mir im Betrieb, die diese Supportaufgaben gerne übernimmt und meine Mitarbeitenden täglich bei Fragen unterstützt. Es ist wichtig, dass man diese Zeit auch nach der unmittelbaren Einführung investiert.
Über die Smartphones können die Mitarbeitenden ohne eigenen PC-Arbeitsplatz Prozesse effizienter abwickeln.
Welche Vorteile siehst du nach diesen 3 Monaten mit MS Teams, insbesondere auf den Nokia Smartphones?
Wir sind effizienter und prozesssicherer geworden. Wir sparen uns nicht nur Laufwege, sondern vor allem auch wichtige Zeit, weil wir nicht permanent per Telefonanrufe nachfragen müssen, ob jemand den platzierten Auftrag gesehen hat und/oder bereits ausführt. Dank des «Like» als Lesebestätigung können wir genau nachverfolgen, wer den Auftrag an sich genommen hat oder bereits gerade bearbeitet. Zudem kann der Mitarbeitende in der Werkstatt direkt auf seinem Endgerät die Service Cam bedienen und hilft so effizient bei Zusatzverkäufen.
Die Mitarbeitenden fühlen sich ernster genommen, da sie im MS Teams zum Beispiel auch nachverfolgen können, welche Tasks wir im Planner zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit oder welche Massnahmen in den einzelnen Abteilungen bis wann laufen. Und immer mehr Abteilungen planen Ihre Einsätze und Aufgaben im MS Planner, was zu einer stets aktuellen Übersicht führt.
Wie geht es bei euch weiter?
Wir organisieren gerade noch ein paar weitere PC-Arbeitsplätze auf die Reifensaison, denn für manche Dokumente wie Reifen- oder Räderzustandsblätter ist das Smartphone-Display einfach zu klein und eher ungeeignet. An den PCs können sich die Mitarbeitenden dann auch im MS Teams einloggen und auf alle Dateien zugreifen. Zudem digitalisieren wir viele Dokumente, sodass wir in Zukunft kaum mehr drucken müssen. Das Ziel ist eine komplett papierlose und digitale Werkstatt. Im Sommer werden wir ein erstes Fazit zu MS Teams ziehen. Wir bleiben auf jeden Fall auf dem Weg der Digitalisierung!
Erfahre hier mehr über die Einführung von MS Teams bei der AMAG.
