45% des collaborateurs chez AMAG ne disposent pas d’un PC ou d’un ordinateur portable d’entreprise.
AMAG a déployé MS Teams à l’été 2020. Des collaborateurs sélectionnés ont endossé le rôle de Digital Champions pour former à ce nouvel outil leurs collègues des quelque 160 sites AMAG. Depuis, les 6500 collaborateurs ont été répartis en plus de 1000 équipes virtuelles de collaboration. Les concessionnaires AMAG ont eux aussi reconnu le potentiel de la solution et font appel à MS Teams afin de mieux intégrer aux activités de l’entreprise les collaborateurs ne disposant pas de leur propre poste de travail avec PC (mécaniciens ou peintres, par exemple) et, ainsi, de bénéficier de processus plus efficaces. Les collaborateurs ont très rapidement adopté MS Teams, qu’ils utilisent intensément.
La collaboration, le sentiment d’appartenance, la communication transparente et adaptée aux niveaux de responsabilité, ainsi que le dialogue sont autant de valeurs centrales chez AMAG. La communication d’entreprise interne s’est également fixé ces préceptes. Dans une organisation où près de 45% des collaborateurs ne disposent pas d’un PC ou d’un ordinateur portable d’entreprise, la structuration de la communication ne va pas de soi. Nombreux sont les collaborateurs à ne pouvoir consulter les e-mails et les publications sur l’intranet qu’en fin de journée ou de retour à leur domicile. Il n’est donc pas surprenant que beaucoup d’entre eux ne les consultent pas régulièrement et ne soient pas toujours au fait des décisions et des communications de l’entreprise.
MS Teams, une application dédiée aux collaborateurs
MS Teams a pour mission de combler ces lacunes. L’application mobile peut être installée sur n’importe quel smartphone, qu’il soit personnel ou professionnel. Puisqu’un grand nombre de collaborateurs utilise déjà MS Teams dans le cadre de la collaboration numérique, l’outil se prête également à la communication d’entreprise interne. L’installation d’une application supplémentaire n’est par conséquent pas requise et les collaborateurs peuvent recourir à MS Teams pour collaborer plus aisément et s’informer sur les différentes thématiques en lien avec l’entreprise.
En janvier 2021, AMAG a donc mis sur pied un groupe MS Teams composé de l’ensemble des 6500 collaborateurs. Les collaborateurs sont automatiquement intégrés à l’équipe à leur arrivée et en sont supprimés en cas de départ. Grâce aux divers canaux utilisés au sein du groupe, nous différencions les informations à lire obligatoirement avec notifications push (hard news) des publications «bon à savoir» telles que les jeux-concours ou les offres collaborateurs (soft news). Sur ce canal d’échange, tous les collaborateurs ont la possibilité de rédiger leurs propres publications. Les collaborateurs peuvent par exemple rechercher des participants pour un sondage dans le cadre de leur formation continue ou partager un article intéressant sur le secteur d’activité. Le canal d’information est quant à lui réservé au service de communication. Ici, les collaborateurs peuvent et doivent impérativement liker et commenter les publications.
@Mention permet d’envoyer une notification push à l’ensemble des collaborateurs en cas d’informations importantes. Sur le canal d’échange, les collaborateurs peuvent rédiger des publications.
Outre l’équipe répartie dans l’ensemble de l’entreprise, plusieurs autres équipes apportent leur contribution à la communication d’entreprise, par exemple un groupe dédié aux supérieurs ou aux quelque 900 collaborateurs du siège principal AMAG à Cham. Depuis le déploiement de ces groupes, le service de communication d’entreprise interne fait entièrement l’impasse sur l’envoi d’e-mails ou de newsletters à l’ensemble du personnel.
Quels sont les avantages?
- Un outil unique: pour la collaboration et la communication d’entreprise interne.
- Moins d’e-mails: le service de communication d’entreprise interne se passe désormais des envois d’e-mails informatifs aux collaborateurs.
- Annonces importantes par notifications push: chez AMAG, l’intranet constitue la principale source d’information des collaborateurs (Content Hub). Grâce au complément qu’offre le groupe MS Teams, les articles et les messages importants peuvent également être envoyés à tout le personnel à l’aide d’une notification push dans MS Teams.
- Intégration de tous les collaborateurs au sein d’un groupe: renforce le sentiment d’appartenance et le dialogue, entre les régions linguistiques également. Tous les collaborateurs peuvent lire et échanger en cas de questions ou de commentaires.
- Collaborateurs sans poste de travail avec PC: ils sont joignables plus rapidement et plus facilement via l’application MS Teams.
- Promotion du dialogue et de l’échange: à l’aide de likes, de commentaires, etc.
- Stockage central et clair dans MS Teams/SharePoint: les documents, par exemple les informations des supérieurs, ne sont dorénavant plus envoyés par e-mail, mais déposés dans le groupe MS Teams.
Quels sont les défis à relever?
- Instaurer des règles d’utilisation: chez AMAG, un like en haut à droite fait office de confirmation de lecture de la publication. Malgré plusieurs mois d’utilisation, on retrouve encore des pouces mal positionnés sous une publication, ce qui peut nuire à la lisibilité.
- Scepticisme des collaborateurs et problèmes de sécurité: tous les collaborateurs ne sont pas encore entièrement convaincus par cet outil. Beaucoup estiment que les messages pop-up sont trop nombreux. Nous nous efforçons de transmettre les paramètres adéquats pour les notifications et les techniques de travail. Chez AMAG, l’installation d’une application de portail d’entreprise sur les smartphones des collaborateurs est obligatoire afin de pouvoir utiliser des services comme Outlook, MS Teams ou SharePoint. L’objectif est ici de prévenir le vol de données ou le piratage informatique. L’installation de cette application supplémentaire représente encore actuellement une trop grande contrainte pour nombre de collaborateurs. Ici aussi, nous faisons en sorte de diminuer les réticences par l’intermédiaire de campagnes d’information.
- Utilisation du mobile par tous les collaborateurs: dans de nombreux secteurs chez AMAG, l’utilisation du téléphone mobile sur le lieu de travail fait encore débat. Il faudra certainement encore du temps avant que tous les avantages puissent être transmis à l’ensemble des supérieurs et que l’utilisation professionnelle soit adoptée de manière appropriée au poste de travail.
- Limites de l’outil: actuellement, des bugs peuvent se produire lors de l’utilisation chez Microsoft (par exemple total de likes erroné). Nous tablons sur des améliorations continues.
L’utilisation de MS Teams pour la communication d’entreprise interne nous a permis d’explorer de nouvelles voies. Après tout juste quatre mois, le premier bilan que nous dressons est positif: les messages de l’entreprise ont touché davantage de lectrices et de lecteurs et nous avons pu entamer le dialogue sur plusieurs sites. En parallèle, nous allons continuer à œuvrer aux difficultés mentionnées et faire avancer la communication d’entreprise interne chez AMAG.
Tu obtiendras ici plus d’informations sur l’introduction de MS Teams chez AMAG et découvriras ici l’utilisation que font les concessionnaires AMAG de MS Teams.
