«Les activités de préparation et de suivi dans un bureau et lors de réunions représentent 90 % du travail de manager évènementiel» explique Rolf Lanz, manager évènementiel chez AMAG.  Cela fait maintenant 25 ans qu’il exerce ce métier et il en a une solide expérience. Il a commencé à travailler dans le secteur automobile en 2013, date à laquelle il a rejoint l’équipe évènementielle d’AMAG. De plus, il enseigne la gestion de projet et d’évènement à la KV Zurich Business School et à l’Academia Engiadina où il se consacre essentiellement à la gestion de projets et d’évènements. De plus, il travaille en tant que coach évènementiel.

Un manager évènementiel doit faire preuve de qualités nombreuses et variées. Pour Rolf Lanz, il est évident «qu’il faut avoir un talent organisationnel et savoir faire preuve de flexibilité et de spontanéité. Parfois, il faut trouver une solution en quelques minutes. Il faut également être résistant au stress et avoir de l’assurance. Rien n’est pire que lorsqu’un intervenant ou un artiste a l’impression que le manager évènementiel est nerveux.» La théorie et la pratique sont très différentes. Rolf Lanz souligne que l’ «on apprend le métier de manager évènementiel en l’exerçant.»

Rolf Lanz, responsable événementiel de l'AMAG, peut se prévaloir de nombreuses années d'expérience.

Rolf Lanz, responsable événementiel de l’AMAG, peut se prévaloir de nombreuses années d’expérience.

Les quatre phases du management évènementiel

L’organisation d’un évènement se déroule en quatre phases: les phases de conception, de planification, de mise en œuvre et de suivi. Lors de la phase de conception, l’évènement prévu est décrit par écrit et avalisé. La phase de planification comprend toute l’organisation jusqu’à l’évènement proprement dit. Pendant cette phase, il peut y avoir une phase d’improvisation peu avant l’évènement. «Mon rôle en tant que manager évènementiel consiste à limiter l’improvisation autant que possible grâce à une planification minutieuse.» ajoute Rolf Lanz. Dans la phase de mise en œuvre, l’évènement doit se dérouler selon le scénario prévu. À la fin, il y a la phase de suivi pendant laquelle l’évènement est clôturé et l’on analyse les améliorations potentielles pour l’avenir lors d’un débriefing avec la partie prenante.

Le manager évènementiel a la responsabilité de tout l’évènement, c’est le premier interlocuteur pour de nombreuses parties prenantes. Il n’est donc pas étonnant que Rolf Lanz passe une grande partie de son temps au téléphone. Il sourit: «Lors du montage des Journées Partenaires AMAG, un photographe m’a accompagné pendant une journée. On me voit au téléphone sur presque toutes les photos. C’est la réalité du métier.»

La planification proprement dite d’un salon n’est pas très différente de celle d’un évènement. C’est la durée de l’évènement, du montage et du démontage qui diffère. Pour un salon de 13 jours comme le Salon de l’automobile de Genève, il faut environ quatre jours pour le montage et au moins une semaine pour le démontage. À titre de comparaison, pour un évènement de deux jours, il faut prévoir à peine quatre-cinq jours pour le montage et deux jours pour le démontage.

Nach der Messe ist vor der Messe

Rolf Lanz ist unter anderem für die gesamte Planung der AMAG Marken für den Auto-Salon Genf verantwortlich. Dabei wird er von sieben Teilprojektleitern unterstützt. Dass nach der Messe vor der Messe ist, bestätigt Rolf Lanz: «Bereits während des Salons 2018 werden die Hotelzimmer für das kommende Jahr organisiert. Und auch für 2020 sind wir bereits an der Standplanung dran.»

Wie in allen Bereichen, hat sich auch die Event- und Messebranche in den letzten Jahren verändert. So werden unter anderem die Einladungen heute ausschliesslich per Mail verschickt. Rolf Lanz fügt an: «Es gibt heutzutage so viele Events, dass man bereits von einer Eventitis sprechen kann. Dies führt auch dazu, dass die Zahl an Non-Shows zunimmt und man als Eventmanager dafür sorgen muss, dass man sich mit attraktiven Rahmenprogrammen oder eindrücklichen Messeständen von der Masse abhebt.»

Vergessene und verloren gegangene Autos

Dass im Hintergrund nicht immer alles reibungslos läuft, bestätigt Rolf Lanz: «Für Automessen plant man immer mit bestimmten Fahrzeugmodellen, wenn diese dann aber nicht kommen, muss schnell reagiert und Ersatz gefunden werden. Wir hatten auch schon den Fall, dass ein Auto nach einem Fest nicht abgeholt worden ist. Und zwar auf einem offenen Feld. Das Auto wäre abfahrbereit gewesen und hätte sicherlich so manch einem Autoliebhaber grosse Freude bereitet.»

Der Beruf des Eventmanagers hat also nichts mit der gängigen Vorstellung zu tun, dass man hauptsächlich am Event mit den Prominenten aus dem Show- und Sportbusiness anstossen kann. Nein, viel Arbeit steckt dahinter, aber wenn man das Endergebnis sieht, weiss man wofür man das macht.

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