AMAG Buchrain Daniel Cajic

Ca. 45% der AMAG Mitarbeitenden haben keinen eigenen Firmen-PC.

Die AMAG MS Teams im Sommer 2020 eingeführt. Ausgewählte Mitarbeitende schulten als Digital Champions an den ca. 160 AMAG Standorten ihre Kolleginnen und Kollegen vor Ort im Umgang mit dem neuen Tool. Seither wurden von den rund 6500 Mitarbeitenden bereits über 1000 virtuelle Teams zur Zusammenarbeit erstellt. Auch die AMAG Betriebe haben das Potenzial erkannt und können über MS Teams auch Mitarbeitende ohne eigenen PC-Arbeitsplatz wie Mechaniker oder Lackierer besser ins Betriebsgeschehen einbeziehen und so Prozesse effizienter gestalten. MS Teams hat sich rasch etabliert bei den Mitarbeitenden und wird rege genutzt.

Die Zusammenarbeit, das «Wir»-Gefühl, die transparente und stufengerechte Kommunikation sowie der Dialog sind zentrale Werte der AMAG. Auch die interne Unternehmenskommunikation hat sich diesen Werten verschrieben. In einem Unternehmen, bei dem jedoch ca. 45% der Mitarbeitenden keinen Firmen-PC oder Laptop haben, gestaltet sich die Kommunikation gar nicht so einfach. E-Mails oder Beiträge im Intranet können viele Mitarbeitende erst am Abend oder zu Hause lesen. Verständlich, dass dies viele nicht regelmässig machen und so nicht immer auf dem Laufenden sind, was entschieden und kommuniziert wird.

MS Teams als Mitarbeitenden-App

MS Teams soll diese Lücke schliessen. Die mobile App kann auf jedem Smartphone, ob privat oder geschäftlich, installiert werden. Da viele Mitarbeitende MS Teams bereits zur digitalen Zusammenarbeit nutzen, bot sich das Tool auch für die interne Unternehmenskommunikation an. So muss keine zusätzliche App installiert werden und die Mitarbeitenden können MS Teams sowohl für die einfachere Zusammenarbeit als auch als Informationsquelle zu unternehmensweiten Themen nutzen.  

Im Januar 2021 hat die AMAG deshalb eine MS Teams Gruppe eingeführt, in der alle rund 6500 Mitarbeitenden Mitglieder sind. Neueintritte werden dem Team automatisch hinzugefügt und Austritte entfernt. Durch die verschiedenen Kanäle innerhalb der Gruppe unterscheiden wir zwischen Pflichtlektüren mit Push-Benachrichtigung (hard news) und «Nice to know»-Beiträgen wie Gewinnspielen oder Mitarbeiterangeboten (soft news). In diesem Austausch-Kanal haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, einen eigenen Post abzusetzen.  Zum Beispiel auch, wenn Mitarbeitende nach Teilnehmenden für eine Umfrage im Rahmen ihrer Weiterbildung suchen oder einen interessanten Artikel aus der Branche teilen möchten. Der Informations-Kanal ist jedoch der Kommunikationsabteilung vorbehalten. Hier können und sollen die Mitarbeitenden aber unbedingt liken und kommentieren.

 

Mit @Mention wird bei wichtigen Informationen eine Push Meldung an alle Mitarbeitenden gesendet. Im Austausch-Kanal finden Beiträge der Mitarbeitenden einen Platz.

Zusätzlich zum unternehmensweiten Team gibt es weitere solcher Teams, welche die Unternehmenskommunikation unterstützen, beispielsweise eine Gruppe für Vorgesetzte oder für die rund 900 Mitarbeitenden am AMAG Hauptsitz in Cham. Seit Einführung dieser Gruppen verzichtet die interne Unternehmenskommunikation komplett auf den Versand von E-Mails oder Newslettern an die gesamte Belegschaft.

Welches sind die Vorteile?

  • Ein einziges Tool: Für die Zusammenarbeit und die interne Unternehmenskommunikation.
  • Weniger E-Mails: Die interne Unternehmenskommunikation verzichtet nun darauf, Infos per E-Mail an die Mitarbeitenden zu senden
  • Wichtige Meldungen als Push: Bei der AMAG ist das Intranet die Hauptinformationsquelle für die Mitarbeitenden (Content Hub). Über die Ergänzung mit der MS Teams Gruppe können wichtige Artikel und Botschaften zusätzlich über einen Push im MS Teams an alle gesandt werden.
  • Alle Mitarbeitenden in einer Gruppe: Das fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl und den Dialog, auch zwischen den Sprachregionen. Bei einer Frage oder einem Kommentar können gleich alle mitlesen und -diskutieren.
  • Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz: Sie können nun schneller und besser über die MS Teams App erreicht werden.
  • Förderung des Dialogs und Austauschs: Durch Likes, Kommentare etc.
  • Zentrale und übersichtliche Ablage im Teams/SharePoint: Unterlagen, zum Beispiel Vorgesetzteninfos werden nun nicht mehr per E-Mail verschickt, sondern zentral in der MS Teams Gruppe abgelegt.

Welches sind die Herausforderungen?

  • Regeln zur Verwendung bekannt machen: Bei der AMAG gilt ein Like auf einen Beitrag oben rechts als Lesebestätigung. Auch nach ein paar Monaten verirrt sich immer noch ein Daumen unter einen Beitrag, was zu weniger Übersichtlichkeit führen kann.
  • Skepsis von Mitarbeitenden und Sicherheitsbedenken: Noch sind nicht alle Mitarbeitenden komplett überzeugt vom Tool. Für viele «poppen» zu viele Meldungen auf. Hier arbeiten wir daran, die richtigen Einstellungen für Benachrichtigungen und Arbeitstechniken zu vermitteln. Bei der AMAG ist zudem die Installation einer Unternehmensportal-App auf dem Smartphone für alle Pflicht, um Dienste wie Outlook, MS Teams oder SharePoint zu nutzen. Dies, um Datendiebstahl oder Hackerangriffe zu vermeiden. Die Installation dieser zusätzlichen App ist vielen Mitarbeitenden noch eine zu grosse Hürde. Auch hier arbeiten wir mit Informationskampagnen daran, die Hemmschwelle zu senken.
  • Handy-Nutzung bei allen Mitarbeitenden: In vielen Bereichen der AMAG ist die Handynutzung am Arbeitsplatz noch ein kontroverses Thema. Es braucht sicherlich noch etwas Zeit, bis die Vorteile allen Vorgesetzten vermittelt werden können und sich die geschäftliche Nutzung in angemessenen Dosen am Arbeitsplatz durchsetzen kann.
  • Limitationen des Tools: Im Moment ist es leider noch der Fall, dass es noch einige Bugs in der Verwendung seitens Microsoft gibt (z.B. nicht zuverlässiger Like-Count). Hier hoffen wir auf stetige Weiterentwicklungen.

Mit der Nutzung von MS Teams für die interne Unternehmenskommunikation haben wir neue Wege eingeschlagen. Nach rund vier Monaten können wir ein erstes positives Fazit ziehen: Unternehmensmeldungen haben mehr Leserinnen und Leser erreicht und wir konnten den Dialog an manchen Stellen bereits anstossen. Gleichzeitig werden wir bei den genannten Herausforderungen weiterhin dranbleiben und die interne Unternehmenskommunikation bei der AMAG vorantreiben!

Erfahre hier mehr über die Einführung von MS Teams bei der AMAG und lies hier mehr über den Einsatz von MS Teams in den AMAG Betrieben.

2 Kommentare

  • Martin Wabnegger

    Vielen Dank für diesen spannenden Einblick. Besonders wertvoll ist die Übersicht der Vorteile und Herausforderungen. Zusammen mit einer Mitstudentin erarbeite ich im Rahmen eines CAS an der ZHAW gerade ein Internes Kommunikationskonzept für das Unternehmen in dem sie tätig ist, und wir werden Ihre Erfahrungen auf jeden Fall einfliessen lassen. Da es sich dabei um ein Produktionsunternehmen handelt steht nämlich auch dieses vor der Herausforderung, dass ein grosser Teil der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz keinen direkten Zugang zu elektronischer Kommunikation hat.

    • Laila Salama

      Lieber Herr Wabnegger, vielen Dank für Ihren Kommentar! Es freut mich, dass Sie aus unseren Erfahrungen Erkenntnisse für Ihre eigene Arbeit ziehen können.