«Il 90% del lavoro di un manager di eventi è rappresentato da attività di preparazione e follow- up in ufficio e in riunioni» spiega Rolf Lanz, manager di eventi presso AMAG. Da 25 anni fa questo mestiere e un paio di esperienze alle spalle le ha maturate. Nel 2013 è passato al settore auto e da quel momento lavora nel team Eventi di AMAG. Parallelamente insegna Management progetti ed eventi alla KV Zürich Business School e all’Academia Engiadina ed è operativo come coach di eventi.

Un manager di eventi deve possedere diverse qualità. Per Rolf Lanz non ci sono dubbi: «Ci vuole un buon talento organizzativo, molta flessibilità e spontaneità. A volte si deve trovare una soluzione nel giro di pochi minuti. Poi si dovrebbe avere una buona resistenza allo stress e sapersi porre con sicurezza. Non c’è nulla di peggio di quando un relatore o un artista ha l’impressione che il manager eventi sia nervoso.» Tuttavia, su questo la teoria si discosta spesso dalla pratica e Rolf Lanz sottolinea: «Solo nella pratica si impara correttamente il mestiere del manager di eventi».

Rolf Lanz, event manager di AMAG, può vantare un'esperienza pluriennale.

Rolf Lanz, event manager di AMAG, può vantare un’esperienza pluriennale.

Le quattro fasi del manager di eventi

La pianificazione dell’evento si articola in quattro fasi: ideazione, pianificazione, realizzazione e follow-up. Nella fase di ideazione si redige una bozza scritta dell’evento previsto e la si approva. La fase di pianificazione consiste nell’intera organizzazione, fino all’evento vero e proprio. Durante questa fase, poco prima dell’evento può essere necessaria una fase di improvvisazione. «In questo caso, attraverso una minuziosa pianificazione, il manager di eventi deve saper accorciare il più possibile i tempi di improvvisazione», aggiunge Rolf Lanz. Nella fase di realizzazione l’evento dovrebbe svolgersi secondo il copione previsto. Alla fine c’è la fase di follow-up, in cui si conclude l’evento, e in un incontro di debriefing con gli stakehoder (i soggetti d’interesse) si valutano potenziali miglioramenti futuri.

Il manager di eventi risponde dell’intero evento ed è il primo referente per molti stakeholder. Non sorprende quindi che Rolf Lanz passi la maggior parte del suo tempo al telefono. Dice con un sorriso: «Durante la progettazione delle Giornate dei partner AMAG un fotografo mi ha accompagnato per un’intera giornata. Su quasi tutte le foto mi si vede intento a telefonare. Ma è così, fa parte del mestiere.»

La pianificazione vera e propria di una fiera non si discosta molto da quella di un evento. È la durata della manifestazione e quella delle operazioni di allestimento e smantellamento che fanno la differenza. Ad esempio per una fiera di 13 giorni come il Salone dell’auto servono circa quattro settimane per l’allestimento e almeno una per lo smantellamento, mentre per un evento di due giorni servono dai quattro ai cinque giorni per montare e due per smontare.

Finita una fiera, si pensa già all’altra

Tra le varie mansioni, a Rolf Lanz compete anche l’intera pianificazione della presenza dei marchi al Salone dell’automobile di Ginevra. In questo compito è supportato dai responsabili di sette sottoprogetti. Che subito dopo la conclusione di una fiera si pensi già all’edizione successiva ce lo conferma lui stesso: «Già durante l’edizione del Salone 2018 si prenotano le camere d’albergo per l’anno successivo. E anche per il 2020 è già iniziata la progettazione dello stand.»

Come tutti i settori, anche quello degli eventi e delle fiere si è trasformato negli ultimi anni. Ad esempio, oggi gli inviti vengono inviati esclusivamente tramite e-mail. Rolf Lanz aggiunge: «Oggigiorno ci sono così tanti eventi che si può parlare di “eventite”. Di conseguenza, il numero dei prenotati che poi non si presenta aumenta e il manager di eventi deve saper organizzare programmi collaterali allettanti o allestire lo stand in modo fuori dal comune. Solo così ci si può distinguere dalla massa.»

Auto dimenticate e perse

Non sempre tutto fila liscio, come conferma Rolf Lanz: «Per le fiere automobilistiche si fa sempre affidamento su determinati modelli di auto, se però poi non arrivano bisogna saper reagire velocemente e trovare dei rimpiazzi. Ci è anche già successo che dopo una festa un’auto non sia stata ritirata e sia rimasta lì, abbandonata su un campo all’aperto. L’auto sarebbe stata pronta a partire e sicuramente avrebbe fatto la gioia di qualche appassionato delle quattro ruote.»

Quindi la professione del manager di eventi non ha nulla a che vedere con l’immagine stereotipata di una persona che durante l’evento si dedica principalmente ai VIP del mondo dello spettacolo o dello sport. No, c’è molto lavoro dietro le quinte, ma se si guarda al risultato finale si capiscono le ragioni che spingono a scegliere questa professione. 

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